Wer ein Zeltlager zum ersten Mal organisiert, unterschätzt regelmäßig zwei Dinge: wie früh der Platz gebucht sein muss und wie lange die Verpflegungsplanung dauert. Der Rest ergibt sich aus einer Liste.
Zwölf bis neun Monate vorher
- Termin festlegen und mit Ferienterminen und Prüfungszeiten abgleichen.
- Platz anfragen und verbindlich buchen. Gruppenflächen in den Sommerferien sind früh vergeben.
- Leitungsteam zusammenstellen und den Betreuungsschlüssel festlegen.
- Grobbudget aufstellen, siehe Was eine Klassenfahrt kostet.
- Trägerfreigabe einholen, wo eine nötig ist.
Neun bis sechs Monate vorher
- Anmeldung öffnen, mit Teilnahmebedingungen und Rücktrittsregelung.
- Qualifikationen prüfen: Wer im Team hat eine aktuelle Erste-Hilfe-Ausbildung, wer eine Jugendleiter-Qualifikation, wer eine Rettungsfähigkeit im Wasser?
- Führungszeugnisse für die Betreuenden einholen, wo der Träger das verlangt – das dauert länger als erwartet.
- Material sichten: Zelte, Kocher, Geschirr, Werkzeug. Was fehlt, wird jetzt beschafft oder geliehen.
- Transport klären.
Sechs bis drei Monate vorher
- Programm entwerfen – mit Schlechtwettervariante für jeden Tag.
- Verpflegung planen. Speiseplan, Einkaufsmengen, Küchendienst, Allergien und Unverträglichkeiten. Für eine Gruppe dieser Größe ist das der Planungsschritt mit dem längsten Vorlauf.
- Elternabend ansetzen und den Elternbrief vorbereiten.
- Versicherungsfragen klären: Haftpflicht, Unfall, Gruppenversicherung des Trägers.
- Notfallplan schreiben: Wer ruft wen an, wo ist die nächste Praxis, wer fährt, wer bleibt.
Drei Monate bis vier Wochen vorher
- Teilnehmendenliste schließen und Gesundheitsbögen einsammeln – Medikamente, Allergien, Schwimmfähigkeit, Kontakte.
- Packliste versenden und in den Elternbrief aufnehmen.
- Platz kontaktieren: genaue Anreisezeit, Stellfläche, Strom, Feuerstelle, Sanitärnutzung.
- Material testen. Zelte einmal aufbauen, Kocher anzünden, Gasflaschen prüfen.
- Dienstplan fürs Team: wer kocht, wer betreut nachts, wer hat frei.
Die letzten zwei Wochen
- Einkauf für die ersten zwei Tage fest planen, den Rest vor Ort.
- Erste-Hilfe-Material auffüllen, Verfallsdaten prüfen.
- Notfallkontakte ausdrucken – Papier funktioniert ohne Akku.
- Regeln schriftlich fixieren und beim ersten Abend vorstellen, siehe Regeln für Kindergruppen.
- Wetterlage verfolgen und den Plan B nicht erst vor Ort erfinden.
Am Platz
Anreise früh legen, damit der Aufbau bei Tageslicht stattfindet. Erst die Zelte, dann die Küche, dann alles andere. Der erste Abend ist für Regeln, Rundgang und Grenzen da – nicht für das große Programm.
Die Grenze
Aufsichtspflicht, Betreuungsschlüssel, Führungszeugnisse und Erste-Hilfe-Anforderungen richten sich nach Träger, Schulrecht und Landesregelungen. Sie sind vor der Planung zu klären und nicht danach, siehe Aufsichtspflicht im Zeltlager.
Woher wir das wissen
Die beiden Punkte, an denen Gruppen am häufigsten in Zeitnot geraten, sind die Buchung der Fläche und die Führungszeugnisse. Beides ist kein inhaltliches Problem – es dauert einfach länger, als man denkt.